A Covid járvány okozta munkaerőpiaci stagnálás után több cég is ismét növekedésnek indult. A már meglévő csapat hosszú távú eredményességéhez kiemelten fontos az új kollégák beilleszkedésének elősegítése.
Miért is érdemes hangsúlyt fektetni a sikeres beilleszkedésre? Egyrészt javíthatja az új kolléga bizalmát a cég felé, segíthet neki alkalmazkodni az új vállalati kultúrához, illetve lehetőséget nyújt számára az esetlegesen felmerülő kétségei és ötletei megosztásában.
Amennyiben nem megfelelően támogatjuk az új kollégák beilleszkedését, előfordulhat, hogy az új munkatárs kérdéseivel elvonja a már összeszokott csapat figyelmét, ami könnyedén rossz irányba vezetheti a csapatkultúrát.
Az új kollégák integrálását érdemes a megfelelő onboarding folyamattal megalapozni, melyhez összegyűjtöttünk néhány hasznos tanácsot:
1. Készítse fel a csapatát!
Az új kolléga személyiségével, eltérő tapasztalatával vagy nézőpontjával könnyedén megváltoztathatja a csapat dinamikáját. Éppen ezért a vezetőnek érdemes tájékoztatnia a csapat régebbi tagjait az új munkatárs szerepéről, tapasztalatáról és készségeiről, hogy felkészítse őket és biztosítsa a pozitív fogadtatást.
A tájékoztatás mellett érdemes arra is figyelmet fordítani, hogy a vezető elegendő időt biztosítson a csapatnak a felkészülésre, legyen szó egy esetleges trainingről, a feladatok újraelosztásáról, az asztalok és ülőhelyek cseréjéről vagy a távmunkára való átállásról.
Közvetlenül a kolléga érkezése előtt pedig javasolt egy egyszerű emlékeztető e-mailt küldeni vagy rövid csapat megbeszélést tartani.
2. Jelöljön ki egy mentort!
Ha van valaki a csapatból, akitől az új munkatárs kérdezhet - például, hogy hova mentheti a fájlokat, vagy mikor érdemes ebédidőt tartani - az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy az új kolléga gyorsan beilleszkedhessen. A mentorálásra kinevezett kollégák bevonása túlmutat a hagyományos, feladat-központú betanításon, mivel a vállalati kultúrára és a csapat megismerésére is egyaránt sor kerül.
A mentor-programnak ösztönöznie kell a munkatársakat arra, hogy megosszák az új kollégával a saját tudásukat, eszközeiket és szervezet-specifikus ismereteiket. Érdemes olyan személyt kijelölni a mentorálásra, aki hasonló szinten dolgozik az új kollégával, azonban nagyobb tapasztalattal rendelkezik és hosszabb ideje a szervezet tagja. Fontos, hogy a program megfelelő keretrendszerben működjön, ezáltal mindenki tisztában legyen a rá vonatkozó felelősségi körökkel és feladatokkal.
3. Eszközök és folyamatok átadása
Az első benyomás nagyon fontos, ezért ajánlott gondoskodni a szervezettségről és arról, hogy az új kollégának meglegyen minden szükséges felszerelése és ismerete a vállalati irányelvekről, folyamatokról.
Sok szervezetben már bevett szokások és folyamatok alakultak ki az új belépők fogadására, mint például üdvözlő ajándékcsomagok átadása. Bármilyen is legyen a beléptetési folyamat, a lényeg, hogy minden készen álljon az új kolléga fogadására, illetve hogy támpontot adjunk neki arról, mire számíthat az elkövetkező időszakban.
4. Tudassa az alkalmazottakkal, hogy kik a szervezet érintettjei!
A szervezeti ábra nagyszerű módja annak, hogy szemléltesse a vállalat formális hierarchiáját, de ugyanilyen fontos időt tölteni az informális hálózat és a belső szokások ismertetésével. Kik azok a személyek, akikhez kérdés esetén fordulhat, mi a legjobb módja a kapcsolattartásnak a kollégákkal, kik azok, akik mindig naprakész információval rendelkeznek, és vannak-e elkerülendő helyzetek? Az ilyen apró dolgok megkönnyíthetik a kezdő kollégák helyzetét és kevésbé stresszessé tehetik a betanulási időszakot.
5. Legyen feladatuk már a kezdetektől fogva!
Érdemes pontosan megtervezni a betanítási programot az új kollégák számára, illetve már az első és azt követő pár hétben is feladatokkal látni el őket, mivel az orientációs programok egyszerűsítik az új alkalmazottak számára a beilleszkedést. Betanítási program híján fontos biztosítani az új kolléga számára a feladatok, képzési dokumentumok, vállalati információk és kapcsolati lehetőségek elérhetőségét.
A jó onboarding tréning célja, hogy az új munkatárs megfelelően beilleszkedjen a csapatba. Kényelmesen kell éreznie magát a vállalati kultúrában, ismernie kell a szervezet működését és világosan meg kell értenie, mik is az elvárások vele szemben. Az onboarding folyamatok személyenként változhatnak, például egy magasabb beosztású munkavállaló számára más tréningre van szükség, mint egy pályakezdő esetében.
Fontos, hogy a kezdeti időszakban gyakran kommunikáljunk az új munkatárssal, különösen távmunka esetén. Jó ötlet lehet egy informális program megszervezése az első egy-két héten belül, így lehetősége nyílik jobban megismerni a csapatot és feltenni az esetleges kérdéseit. Ilyen csapatépítő, beilleszkedést segítő program lehet akár egy Zoom-vetélkedő, bingó vagy online játék. Bármit is választunk, a lényeg, hogy ösztönözze a csapat együttműködését és mindenki feloldódhasson.
Az új alkalmazottak beilleszkedése költséges és időigényes lehet, de ha helyesen csinálja, hosszabb távon időt és pénzt takaríthat meg vele. A Cpl a munkaerő- toborzási megoldások globális szolgáltatójaként minden típusú vállalat számára - az induló vállalkozásoktól kezdve a multinacionális vállalatokig – megoldást nyújthat az onboarding folyamatok optimalizálásban. Ha szeretne tárgyalni arról, hogyan segíthetnénk vállalkozását, lépjen velünk kapcsolatba!