Niezależnie od tego czy pracujesz w małej, czy dużej firmie, znalezienie prawdziwych talentów na rynku pracy wiąże się z poświęceniem znacznej ilości czasu i poniesieniem kosztów procesu rekrutacji.
Jeśli firma nie posiada odpowiednio rozbudowanej struktury działu HR wewnątrz organizacji oraz narzędzi do efektywnego weryfikowania i pozyskiwania pracowników, koszty rekrutacji specjalistów z różnych branż mogą być dla organizacji bardzo wysokie. Dlatego też wiele firm decyduje się na przeniesienie procesu rekrutacyjnego częściowo lub w całości do zewnętrznego dostawcy. Proces ten znany jest jako: Outsourcing Procesów Rekrutacyjnych (ang. Recruitment Process Outsourcing, RPO).
Jak działa RPO?
Według RHOA (ang. Human Resources Outsourcing Association), Outsourcing Procesów Rekrutacyjnych to ”forma outsourcingu procesów biznesowych” (ang. Business Process Outsourcing, BPO), gdzie pracodawca zleca wszystkie lub wybrane procesy rekrutacyjne do zewnętrznych dostawców.
W ramach usługi RPO proces rekrutacyjny jest świadczony przez zewnętrzną agencję rekrutacyjną, która to niejako stanowi rozszerzenie wewnętrznego działu HR, na terenie firmy lub poza nią. RPO jest często wykorzystywany do wolumenowych procesów rekrutacyjnych (na przykład w przypadku rekrutacji pracowników do nowo budowanych zespołów w branży IT, SSC czy call center ), rekrutacji kandydatów do projektów krótko i długoterminowych, a także może w pełni zastąpić regularne, wewnętrzne rekrutacje w firmie.
Outsourcing Procesów Rekrutacyjnych to coś więcej niż samo zatrudnianie pracowników w czasie dużego na nich zapotrzebowania. Usługa ma na celu również usprawnienie całego procesu rekrutacyjnego w organizacji. Dostawca RPO przejmuje na siebie odpowiedzialność za kompleksowy proces rekrutacyjny, w tym odpowiedzialność za uzyskane wyniki – wszystko odbywa się w ramach współpracy z Hiring Managerem lub inną osobą wyznaczoną po stronie Klienta. Dodatkowo, outsourcing usługi odciąża pracowników wewnętrznego działu HR firmy Klienta i pozwala zespołowi skoncentrować się na realizacji bieżących zadań.
Dostawca usług RPO zarządza każdym etapem procesu rekrutacyjnego. Pierwszą część stanowi wnikliwa analiza potrzeb rekrutacyjnych Klienta, mająca na celu zrozumienie struktury zatrudnienia i kultury organizacyjnej firmy, wówczas zostają określone cechy pożądanego kandydata na rekrutowane stanowisko. Następnie agencja świadcząca usługę RPO dopasowuje strategię sourcingową i rozpoczyna proces rekrutacji kandydatów na ustalone stanowiska. Jest ona również odpowiedzialna za weryfikację wiarygodności i kwalifikacji kandydata, oficjalne przyjęcie oferty, kwestie związane z podpisaniem kontraktu, a czasem nawet za wprowadzenie pracownika na nowe stanowisko – tzw. onboarding.
Jakie procesy rekrutacyjne podlegają outsourcingowi?
Wyszukiwanie talentów na rynku
Dostawca usług RPO ma dostęp do szerokiego grona kandydatów na rynku pracy, mających doświadczenie w wielu branżach, na różnych poziomach stanowisk w organizacjach.
Marketing rekrutacyjny
Istnieją setki miejsc, w których można zamieścić oferty pracy. Zweryfikowanie ich wszystkich zajmuje nie tylko dużo czasu, ale także wiąże się z dużymi kosztami dla firmy.
Dostawca usług RPO dobrze zna wszystkie portale pracy i dobrze zadba o to, aby oferty pracy były publikowane w odpowiednich miejscach – w zależności od stanowiska i branży. Bez względu na to, czy zamieścimy ogłoszenie na portalu z ogłoszeniami o pracę, portalach społecznościowych, forach branżowych, czy tablicach ogłoszeń – każdy proces rekrutacyjny zostanie przeprowadzony z wykorzystaniem źródeł indywidualnie dobranych do potrzeb danej rekrutacji.
Selekcja kandydatów
Odpowiednia selekcja kandydatów w procesie rekrutacyjnym umożliwia sprawdzenie, czy kandydat posiada umiejętności i kompetencje niezbędne do podjęcia pracy na rekrutowanym stanowisku.
Skuteczna weryfikacja kandydatów gwarantuje, że cały proces, od rozmowy kwalifikacyjnej, aż do zatrudnienia pracownika, przebiegnie szybko i skutecznie jak tylko to możliwe.
Planowanie procesu rekrutacyjnego
Dostawca usług RPO starannie planuje kolejne etapy procesu rekrutacyjnego, zgodnie z harmonogramem prac ustalonym wspólnie z Klientem. Jest on również odpowiedzialny za weryfikację kwalifikacji kandydata, oficjalne przyjęcie oferty, kwestie związane z podpisaniem kontraktu i wprowadzenie pracownika na nowe stanowisko.
Zastosowanie narzędzi psychometrycznych w rekrutacji
W ramach prowadzonych rekrutacji bardzo często stosuje się narzędzia wspierające selekcję kandydatów. W zależności od potrzeb procesu rekrutacji zastosowanie mogą mieć testy psychometryczne, czy testy kompetencyjne, mające na celu weryfikację cech osobowości, bądź konkretnych umiejętności kandydata.
Weryfikacja referencji kandydata
Na zlecenie Klienta dostawca usług RPO może dokładnie sprawdzić przeszłość kandydata oraz jego referencje u obecnego i/lub byłych pracodawców. Dzięki temu zyskujemy pewność, że kandydat posiada wykształcenie i doświadczenie zawodowe wymagane na określone stanowisko, jeszcze przed złożeniem oficjalnej oferty pracy.
Zatrudnienie kandydata i proces adaptacyjny
Dobre wdrożenie nowego pracownika do organizacji to bardzo ważny element całego procesu zatrudnienia. Dostawca usługi RPO jest odpowiedzialny również za proces adaptacyjny kandydata w organizacji.
Jakie są zalety Outsourcingu Procesu Rekrutacji?
Redukcja kosztów
Jedną z największych zalet RPO jest znaczne obniżenie kosztów procesów rekrutacyjnych, co w dużej mierze wynika z dużej elastyczność samej usługi. Koszt zależy od indywidualnych potrzeb Klienta oraz poziomu zaangażowania dostawcy usług RPO – warunki współpracy za każdym razem są uzgadniane indywidualnie, adekwatnie do potrzeb Klienta. Dzięki RPO Klient może uruchomić proces rekrutacyjny natychmiast, bez potrzeby wzrostu zespołów HR wewnątrz organizacji.
Odpowiedzialność za realizowane procesy
Agencja realizująca na rzecz Klienta usługę RPO przejmuje na siebie wszystkie obowiązki związane z rekrutacją na dane stanowisko, jest ona również w pełni odpowiedzialna za finalny rezultat całego procesu rekrutacyjnego – wszystko odbywa się w ramach współpracy z osobą wyznaczoną po stronie Klienta np. Hiring Managerem, która jednocześnie ostatecznie akceptuje wszystkich kandydatów i proponowane rozwiązania.
Doświadczony dostawca usług RPO analizuje i podsumuje każdy etap procesu rekrutacyjnego, co w przyszłości pomoże w planowaniu i optymalizacji podobnych działań.
Wyższe kwalifikacje zatrudnionych pracowników i mniejsza rotacja personelu
Realizacja usługi RPO przez doświadczonego na rynku dostawcę przyczyni się do rekrutacji wyżej wykwalifikowanych pracowników, którzy będą lepiej dopasowani do stanowiska i organizacji, a w rezultacie przyczynią się to zatrzymania ich w firmie na dłużej i mniejszej rotacji pracowników.
Oszczędność czasu
Najprościej rzecz ujmując Outsourcing Procesów Rekrutacyjnych do zewnętrznego dostawcy pozwoli firmie Klienta w pełni skupić się na jej kluczowych działaniach. Wewnętrzny dział HR może wówczas pracować nad swoimi codziennymi obowiązkami wiedząc, że proces rekrutacyjny został w dobrych rękach.